Principios de la Archivistica (Gestión Documental)

10A&C LTDA. Sistemas de archivos y de información. Diagnósticos Documentales. [en linea]. imagen tomada de http://www.aycltda.com.co/servicios/diagnsticos-documentales/ [citado en 4 de abril de 2012]

La Gestión Documental. Video de un Estudiante

9YOU TUBE, Gestión Documental. José Vicente Latorre Grupo 2 WMV,  [en linea]  http://www.youtube.com/watch?v=uf6VANSQoTw  [citado en 4 de abril de 2012].

La Gestión de Documentos

7GESTIÓN ORG. Revista Empresarial. Sistema de Gestión Documental  [en linea] imagen tomada de http://www.gestion.org/documental/sistemas-de-gestion-de-contenidos/2942/sistema-de-gestion-documental.html [citado en 4 de abril de 2012]

8NORMA. Archivo oficina. Modulo 9: Criterios para organizar los archivos de gestión. [en linea] imagen tomada de http://www.archivonorma.com/old/index.php?flag=2&secc_id=9&cursoidn=29&modulo=283 [citado en 4 de abril de 2012]

Antecedentes de la Gestión Documental

“La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50” y de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, a mediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico. 

A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano; ante esta situación comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos. 

En Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoración documental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos“6. 

6ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Aspectos Generales de un Programa de Gestión Documental [en línea]. http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1233 [citado en 4 de abril de 2012]

El Archivo General de la Nación

5YOU TUBE, InVitro. Archivistica, parte 1/3 (HQ) [en linea] http://www.youtube.com/watch?v=3QpWBxrAKmk [citado en 4 de abril de 2012].

Algunas Definiciones

GESTIÓN DE DOCUMENTOS. "Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización"2.

2ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Acuerdo 07 del 29 de julio de 1994, Reglamento General de Archivos [en linea] http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2012# [citado en 4 de marzo de 2012]

3BERNAL, DIANA Y LOPEZ LAURA. Gestión del Talento Humano. Diagrama Mental. Gestión Documental. [en linea] imagen tomada de http://ghctmfc32295.blogspot.com/2010/11/gestion-documental.html [citado en 4 de abril de 2012]

4Imagen tomada del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN http://www.archivogeneral.gov.co/ [citado en 4 de abril de 2012]

Programa de Gestión Documental (PGD)

"La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, para facilitarles la adopción y adaptación del programa.

En dicha norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos"1.

1ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Programa de Gestiòn Documental [en línea]. http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232 [citado en 30 de marzo de 2012]